在微信已經(jīng)發(fā)達(dá)到24小時(shí)隨時(shí)在線(xiàn)，隨時(shí)可溝通的現(xiàn)在，郵件的重要性似乎正在下降，越來(lái)越多的人寧可選擇在微信中直接用語(yǔ)音來(lái)說(shuō)，也不太愿意寫(xiě)一封郵件了。
但即使如此，郵件在商務(wù)溝通中，還是占據(jù)著非常重要的份量。一份正式的邀請(qǐng)，一次重要的商務(wù)會(huì)晤，你不能只是在微信里打幾行字，或者留一段語(yǔ)音就完事，很多時(shí)候，你還是得寫(xiě)一封準(zhǔn)確且有效率的郵件才行，否則，對(duì)方可真就會(huì)覺(jué)得你太沒(méi)有誠(chéng)意了，太不專(zhuān)業(yè)了。
為了提高你的專(zhuān)業(yè)電子郵件寫(xiě)作技巧，在寫(xiě)專(zhuān)業(yè)的電子郵件時(shí)，不管你是為了找工作還是社交，給同事或者是其他與商業(yè)有關(guān)的原因，都要遵循以下幾點(diǎn)建議:
一、主 題
主題要提綱挈領(lǐng)，添加郵件主題是電子郵件和信箋的主要不同之處，在主題欄里用短短的幾個(gè)字概括出整個(gè)郵件的內(nèi)容，便于收件人權(quán)衡郵件的輕重緩急，分別處理。對(duì)于酒店每個(gè)部門(mén)的文員及管理層來(lái)說(shuō)，每天收到的郵件實(shí)在太多，通常會(huì)通過(guò)看標(biāo)題來(lái)決定是否先閱讀。如果連標(biāo)題都沒(méi)有的郵件可能直接當(dāng)垃圾郵件刪除，因?yàn)檎J(rèn)為連標(biāo)題都沒(méi)有的郵件不具備閱讀價(jià)值。關(guān)于標(biāo)題也是有講究的：
1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的。
2、標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要讓outlook用…才能顯示完你的標(biāo)題。
3、最好寫(xiě)上來(lái)自**部門(mén)/酒店的郵件，以便對(duì)方一目了然又便于留存，時(shí)間可以不用注明，因?yàn)橐话愕泥]箱會(huì)自動(dòng)生成，寫(xiě)了反而累贅。
4、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如“王先生收”。也不要用胡亂無(wú)實(shí)際內(nèi)容的主題，例如：“嘿！”或是“收著！”
5、可適當(dāng)用使用大寫(xiě)字母或特殊字符（如“*!”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類(lèi)的字眼。
6、最最重要的一點(diǎn)，主題千萬(wàn)不可出現(xiàn)錯(cuò)別字和不通順之處，切莫只顧檢查正文卻在發(fā)出前忘記檢查主題。主題是給別人的第一印象，一定要慎之又慎。
二、稱(chēng)呼與問(wèn)候
稱(chēng)呼太隨意，會(huì)讓人覺(jué)得不夠嚴(yán)謹(jǐn)和專(zhuān)業(yè)；稱(chēng)呼太“親切”，會(huì)產(chǎn)生拍馬屁的嫌疑，對(duì)于套近乎者，很多人也是不喜歡的。
恰當(dāng)?shù)胤Q(chēng)呼收件者，拿捏尺度：郵件的開(kāi)頭要稱(chēng)呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應(yīng)；在多個(gè)收件人的情況下可以稱(chēng)呼大家、ALL。
如果對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱(chēng)對(duì)方，如“x經(jīng)理”；如果不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常的“x先生”、“x女士”稱(chēng)呼，但要把性別先搞清楚。
不熟悉的人不宜直接稱(chēng)呼英文名，對(duì)級(jí)別高于自己的人也不宜稱(chēng)呼英文名。稱(chēng)呼全名也是不禮貌的，不要逮誰(shuí)都用“Dearxxx”，“套近乎”有點(diǎn)明顯。
三、關(guān)于格式
稱(chēng)呼是第一行頂格寫(xiě)。Email開(kāi)頭結(jié)尾最好要有問(wèn)候語(yǔ)最簡(jiǎn)單的開(kāi)頭寫(xiě)一個(gè)“HI”，中文的寫(xiě)個(gè)”你好”或者“您好”，開(kāi)頭問(wèn)候語(yǔ)是稱(chēng)呼換行空兩格寫(xiě)。
結(jié)尾常見(jiàn)的寫(xiě)個(gè)BestRegards，中文的寫(xiě)個(gè)”祝您順利”、“順祝商祺”之類(lèi)的也就可以了，若是尊長(zhǎng)應(yīng)使用“此致敬禮”。注意，在非常正式的場(chǎng)合應(yīng)完全使用信件標(biāo)準(zhǔn)格式，“?！焙汀按酥隆睘榫o接上一行結(jié)尾或換行開(kāi)頭空兩格，而“順利”和“敬禮”為再換行頂格寫(xiě)。
俗話(huà)說(shuō)得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對(duì)方也能平靜的看待。
四、正文內(nèi)容
商務(wù)電子郵件不是寫(xiě)抒情散文，一定要注意行文通順、表達(dá)清晰，簡(jiǎn)明扼要。同時(shí)復(fù)雜的事情如能簡(jiǎn)單清晰的表達(dá)，也可以看出一位職業(yè)人士溝通能力，間接展示其干練、思路清晰的形象。
Email正文應(yīng)簡(jiǎn)明扼要的說(shuō)清楚事情；如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文應(yīng)只作摘要介紹，但記住一定要條理清晰。然后單獨(dú)寫(xiě)個(gè)文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
正文行文應(yīng)通順，多用簡(jiǎn)單詞匯和短句，準(zhǔn)確清晰的表達(dá)，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語(yǔ)句。最好不要讓人家拉滾動(dòng)條才能看完你的郵件，千萬(wàn)不要學(xué)唐僧哦！
有了這些郵件禮儀，相信各位“打工人”對(duì)郵件的書(shū)寫(xiě)有了進(jìn)一步的認(rèn)識(shí)。需要注意的是，發(fā)送商務(wù)郵件，最好還是選擇企業(yè)郵箱。新網(wǎng)旗下企業(yè)郵箱品牌“全球郵”，將企業(yè)安全及隱私視為一切，對(duì)往來(lái)郵件進(jìn)行全程SSL加密措施。以專(zhuān)業(yè)的技術(shù)支持為會(huì)員提供郵箱安全保障，有效保證業(yè)務(wù)信息在傳送過(guò)程中的完整性以及安全性。正因?yàn)槠髽I(yè)郵箱服務(wù)帶給公司和員工多重保護(hù)，讓公司在安全的環(huán)境下傳遞重要往來(lái)信息，當(dāng)你以公司身份與客戶(hù)確認(rèn)執(zhí)行方案時(shí)，雙方通過(guò)郵件確認(rèn)，是最讓人放心的溝通方式。企業(yè)郵箱服務(wù)多重使用體驗(yàn)，你值得擁有：http://www.xinnet.com/mail/mail.html