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郵件系統(tǒng)為什么要做郵件歸檔?

  • 作者:新網(wǎng)
  • 來源:新網(wǎng)
  • 瀏覽:100
  • 2017-12-13 17:54:24

電子郵件作為企業(yè)之間文字交流的工具,郵件內容涉及企業(yè)的方方面面。企業(yè)郵箱市場需求越來越大,企業(yè)郵箱使用率也是在逐年增高,企業(yè)雖然已經(jīng)意識到了企業(yè)郵箱的重要性,但并沒有意識到企業(yè)郵箱功能中郵件歸檔的重要性。

電子郵件作為企業(yè)之間文字交流的工具,郵件內容涉及企業(yè)的方方面面。企業(yè)郵箱市場需求越來越大,企業(yè)郵箱使用率也是在逐年增高,企業(yè)雖然已經(jīng)意識到了企業(yè)郵箱的重要性,但并沒有意識到企業(yè)郵箱功能中郵件歸檔的重要性。

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企業(yè)為什么要做郵件歸檔?

1審計的需要

發(fā)生在 2001 年的美國安然財務丑聞事件盡管已經(jīng)過去了十多年,但仍然讓人記憶猶新,這個事件直接促使美國頒布“塞班斯法案”,對上市公司的郵件數(shù)據(jù)的存檔做出了嚴格的要求,要求企業(yè)保全電子郵件數(shù)字資產、快速檢索、法律證據(jù)搜尋等,做好事后審核規(guī)劃。

2重要郵件的留存

對于企業(yè)內部管理,電子郵件的歸檔保存也是不可輕視的工作,電子郵件已經(jīng)大規(guī)模替代了傳統(tǒng)的信函和傳真文件,企業(yè)郵箱中的附件功能也讓電子郵件承載者企業(yè)的核心合同、財務報表、技術文檔等核心文件。郵件歸檔系統(tǒng)可以有效歸檔保存和安全備份企業(yè)郵件,并且其可以成為法律證據(jù)來源,因此具有監(jiān)管郵件依法依規(guī)收發(fā)的作用。

3企業(yè)知識庫的重要組成

企業(yè)郵件中包含著的企業(yè)內部工作往來溝通、企業(yè)與外部的商務溝通和業(yè)務往來的商業(yè)智慧內容,是企業(yè)知識庫的重要組成部分,新網(wǎng)郵件歸檔系統(tǒng)的全文搜索功能,可以對郵件標題、收發(fā)人、時間、郵件正文的關鍵字搜索,還可以對郵件中的附件做數(shù)據(jù)挖掘,從而獲取到存儲在郵件內容中的商業(yè)智慧或者技術資料。

企業(yè)郵箱的歸檔不僅能夠為我們減輕一部分的工作壓力,也能為我們對企業(yè)往來的信息有個整體的把控,分門別類的進行郵件歸檔,可以讓我們及時備份重要信息,所以企業(yè)郵箱的歸檔對企業(yè)來說是非常重要的。

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