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電子郵件作為企業(yè)之間文字交流的工具，郵件內(nèi)容涉及企業(yè)的方方面面。企業(yè)郵箱市場(chǎng)需求越來(lái)越大，企業(yè)郵箱使用率也是在逐年增高，企業(yè)雖然已經(jīng)意識(shí)到了企業(yè)郵箱的重要性，但并沒(méi)有意識(shí)到企業(yè)郵箱功能中郵件歸檔的重要性。

企業(yè)為什么要做郵件歸檔?

1審計(jì)的需要

發(fā)生在 2001 年的美國(guó)安然財(cái)務(wù)丑聞事件盡管已經(jīng)過(guò)去了十多年，但仍然讓人記憶猶新，這個(gè)事件直接促使美國(guó)頒布“塞班斯法案”，對(duì)上市公司的郵件數(shù)據(jù)的存檔做出了嚴(yán)格的要求，要求企業(yè)保全電子郵件數(shù)字資產(chǎn)、快速檢索、法律證據(jù)搜尋等，做好事后審核規(guī)劃。

2重要郵件的留存

對(duì)于企業(yè)內(nèi)部管理，電子郵件的歸檔保存也是不可輕視的工作，電子郵件已經(jīng)大規(guī)模替代了傳統(tǒng)的信函和傳真文件，企業(yè)郵箱中的附件功能也讓電子郵件承載者企業(yè)的核心合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、技術(shù)文檔等核心文件。郵件歸檔系統(tǒng)可以有效歸檔保存和安全備份企業(yè)郵件，并且其可以成為法律證據(jù)來(lái)源，因此具有監(jiān)管郵件依法依規(guī)收發(fā)的作用。

3企業(yè)知識(shí)庫(kù)的重要組成

企業(yè)郵件中包含著的企業(yè)內(nèi)部工作往來(lái)溝通、企業(yè)與外部的商務(wù)溝通和業(yè)務(wù)往來(lái)的商業(yè)智慧內(nèi)容，是企業(yè)知識(shí)庫(kù)的重要組成部分，新網(wǎng)郵件歸檔系統(tǒng)的全文搜索功能，可以對(duì)郵件標(biāo)題、收發(fā)人、時(shí)間、郵件正文的關(guān)鍵字搜索，還可以對(duì)郵件中的附件做數(shù)據(jù)挖掘，從而獲取到存儲(chǔ)在郵件內(nèi)容中的商業(yè)智慧或者技術(shù)資料。

企業(yè)郵箱的歸檔不僅能夠?yàn)槲覀儨p輕一部分的工作壓力，也能為我們對(duì)企業(yè)往來(lái)的信息有個(gè)整體的把控，分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行郵件歸檔，可以讓我們及時(shí)備份重要信息，所以企業(yè)郵箱的歸檔對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是非常重要的。